業務必學的Google雲端工作法!效率提升200%
Excel試算表、Word文件、PPT簡報通通都線上化了!只需要一支手機你到哪裡都可以工作
Google雲端已經是很多企業在公司內部使用的工具,Google雲端工具最基本的就是:Excel試算表、Word文件、PPT簡報、問卷表單,除了問卷表單以外,其他三個工具都有手機APP版本,也就是說,當你人不在電腦前,手機一樣可以編輯,而且也提供離線版本,若有遇到沒有網路的時候,還是可以編輯暫存,只要有網路和手機,基本上到哪裡都可以工作!是不是很方便~~
【Google雲端工具的三大特色】
一、新增協作者:
Google雲端工具的好處還能增加協作者,也就是同一份資料你可以分享給你的同事,檔案權限也可以根據需求,調整為:檢視者、能註記者、可編輯者,實際使用的情境就會是:如果是同一個team的同事,可以開可編輯的權限,一起完成簡報或是表格,如果是要分享給其他主管則開成僅能註記,主管還是可以根據內容提供建議,但不能編輯檔案,若要分享給外部的人和客戶,可以僅開放檢視,避免不相關人員動到檔案的內容
二、網路即時修改:
Google雲端工具的另一個好處是「隨改隨好」,你不需要因為有修改過內容,就一直提供v1, v2, v3...的文件版本,所有修改都在你的一指瞬間,使用情境就會是:如果你送出檔案後,發現有錯字,修改完後,對方開啟同一個檔案連結時,就會看到更新過後的內容
三、資料可以連動:
Google雲端檔案資料可以連動,這是我覺得很厲害的地方,使用情境會是:我如果在Word/PPT做計畫或提案,有關預算的部分我會使用Excel試算表,製作完成後,可以直接複製Excel試算表內的資料,貼到Word/PPT上面,他會直接連動試算表,如果試算表的數字有調整,只需要在Word/PPT上按下「同步數據」的按鈕,就可以一鍵更新,不需要提案和預算表之間改來改去了!
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【五個最適合業務用的Google雲端工作法】
情境一:google雲端資料夾,休假時可隨時叫出檔案
情境二:資料夾=檔案管理,資料分案件、區域,清清楚楚不怕找不到,還可換顏色
情境三:共同協作,權限設定,讓同事快速存取相關資料,休假不怕一顆心還掛念工作
情境四:資料即改即存,即使修改也不用另存版本、客戶打開資料前都還可以修改,不用重發信件或收回訊息
情境五:excel資訊圖表可以連動到簡報或word檔
【實際教學影片】
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